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管理会社選びのポイント Point to select a company

あなたの管理会社は大丈夫ですか?

マンションの管理会社は様々な管理運営をしなければなりません。
例えば、財務管理業務、管理員・清掃業務、建物・設備管理業務、総会・理事会支援などです。

また、消費税も段階的に税率アップされます。「2014年4月には8%」、「2015年10月には10%」になります。現在は消費税の増税前に駆け込みで大規模修繕工事を契約するケースが増えています。
確かに管理費・修繕費が上がる前に大規模修繕工事を行うのは賢い選択かもしれませんが、果たしてベストな選択と言えるのでしょうか?
消費税増税分の管理費削減を目指すためには管理会社変更も視野に入れて管理組合の皆さんが管理会社との交渉に臨まなければなりません。

管理会社チェックポイント

1.財務管理

財産管理方式は明確になっているか。
預金通帳と印鑑の保管は分離されているか。
再委託先とその費用、業務内容は事前に説明されているか。
月次決算資料を毎月管理組合に提出しているか。
管理費会計と積立金会計を分別した収支報告書、賃借対照表であるか。
管理費滞納対策は整備されているか。
積立金取崩し及び予算の変更は管理規約に従って行っているか。
管理費及び修繕積立金の金額が適切であるよう支援を行っているか。
経費削減の提案がなされているか。組合主導での工事、委託費の比較見積をもとにコスト削減が実現しているか?

2.管理員・清掃業務

勤務地、日時、人数、休務日の補充の有無は明確になっているか。
管理員の業務内容と勤務時間は適切であるか。
管理員教育は十分に行っているか。
勤務地、日時、人数、休務日の補充の有無は明確になっているか。
業務完了は清掃対象部分別に報告されているか。
除草やドレーンごみ除去など拭き掃き以外の掃除項目も入れているか。

3.建物・設備管理業務

建物・設備管理業務は有資格者によって行われているか。実施報告を確実に行っているか。
長期修繕計画の作成と5年毎の更新が行われ、資金計画も納得のいく説明が行われているか。
長期修繕計画に沿った工事の提案が行われているか。
管理会社以外への工事等発注の場合の管理会社の業務と費用の負担は明確か。
修繕履歴や設計図書など建物管理維持に必要な書類は整然と保管されているか。
法廷点検・その他設備点検が定められた時期に実施され、報告書が提出されているか。
修繕積立金の予算を使い切るための理屈に合わない大規模修繕が、管理会社主導で決まっていないか。
一定金額以上の修繕工事について、組合主導の比較見積が行われているか。

4.委託・契約

定額委託管理費の内訳は明示されているか。
マンション管理組合の疑問質問及びトラブル対応に対しての回答、対応が迅速丁寧ではない。
複数管理会社からの比較見積をもとに、検討・決定された管理仕様と管理会社か。
マンション管理適正化法に沿った手続が行われているか。
仕様書や、作業手順等のマニュアルは管理組合に交付されているか。
契約期間が1年となっており、3ヶ月前の予告による任意解約条項が契約書にあるか。
組合の個別状況に応じた規約・規約細則変更について適切に提案がなされているか。

5.個人情報保護

組合員名簿の管理と更新の方法は明確になっているか。
防犯カメラの取扱いは明確になっているか。
解約時の個人情報の引渡しや、従業員の守秘義務の継続は書面化されているか。
個人情報の取扱いについて、管理員を含め社員教育をしているか。

6.緊急時の対応

災害に備えマニュアルが作成され防災グッズの備蓄がされているか。
最寄の交番、保健所、緊急病院等の電話番、所在地のリストの整備を提案しているか。
各種警報は24時間体制で受信できるようになっており、メンテナンスも定期的に行われ、管理組合に報告が行われているか。
1年に一度は防災訓練が行われているか。
騒音、漏水等居住者に関連したトラブルの対応体制はできているか。

7.総会・理事会支援

総会は、年度終了後2ヶ月以内に開催し、開催日時が組合員の出席が容易な日時・時間になっているか。
理事会は毎月1回開催するよう提案しているか。
総会成立のための出欠確認や不在区分所有者への案内等の支援を行っているか。
総会の議案書は余裕を持って理事会へ提出しているか。
議事録は総会終了後1週間以内に理事長へ提出しているか。
委任状・議決権・出欠表などの送付先が組合管理ポストになっているか。
理事会活動状況を掲示または情報誌等により組合員等に周知を図っているか。
管理組合運営上必要事項を適時に理事会に諮るよう理事長支援をしているか
法令等の改正による管理規約改正等の素案を適切に理事長に提出しているか。
コミュニケーション充実のためのイベント企画案を理事長に提出しているか。
規約原本や規約改正の経緯、総会議案書・議事録等の保存のための規定の整備と管理を支援しているか。

営業時間:9:00~18:00
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株式会社 miyama

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